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Kilometraje en la nómina de Administrativo/a: calcula tu compensación real

Como Administrativo/a que usa su vehículo para gestiones bancarias, entregas de documentación o visitas a proveedores, tienes derecho a una compensación de kilometraje de 0,26€/km completamente exenta de IRPF y Seguridad Social. Entender este concepto te permite comprobar que tu empresa te paga correctamente por cada desplazamiento laboral.

Qué es el Kilometraje en la nómina de un/a Administrativo/a

El Kilometraje en la nómina de un/a Administrativo/a es la compensación económica que recibes cuando utilizas tu vehículo particular para realizar gestiones laborales fuera de la oficina. Se calcula a 0,26€ por kilómetro recorrido según el IRPF 2026, aparece en percepciones no salariales y no cotiza ni tributa.

Cómo se calcula el Kilometraje para un/a Administrativo/a en 2026

El cálculo es directo: kilómetros recorridos × 0,26€. No importa tu salario base de 1.600€ brutos mensuales, el kilometraje se paga aparte según desplazamientos reales. Necesitas justificar cada viaje con hoja de ruta firmada por tu responsable.

Ejemplo real: Kilometraje en nómina de Administrativo/a con 1.600€ brutos

Supón que en marzo 2026 tu salario base es 1.600€ brutos. Durante el mes haces estos desplazamientos laborales: 3 viajes al banco (15 km ida y vuelta cada uno = 45 km), 2 entregas urgentes a notaría (22 km cada una = 44 km), y 1 recogida de material al proveedor (38 km). Total: 127 km × 0,26€ = 33,02€ de kilometraje. Esta cantidad aparece en tu nómina como percepción no salarial. Tu neto mensual será: 1.600€ base - 192€ SS (12%) - 144€ IRPF (9%) = 1.264€ de salario neto + 33,02€ kilometraje = 1.297,02€ total a cobrar. Los 33,02€ del kilometraje no restan en SS ni IRPF, los cobras completos.

El kilometraje aumenta tu neto mensual sin coste fiscal. Con 127 km mensuales habituales, sumas 396€ anuales limpios. Si tu empresa no te paga este concepto estando obligada por desplazamientos reales, pierdes dinero que es legalmente tuyo según el artículo 9 LIRPF.

Cómo afecta el Kilometraje al IRPF de un/a Administrativo/a

Con 1.600€ brutos mensuales (19.200€ anuales con 14 pagas), tu tipo de retención IRPF ronda el 9-11% dependiendo de tu situación personal. El kilometraje a 0,26€/km está completamente exento de IRPF según el artículo 9.A.3.b de la Ley 35/2006, por lo que no suma en tu base imponible. Si cobras 400€ anuales en kilometraje, no pagas los 36-44€ de IRPF que pagarías si fuera salario normal. Esto significa 400€ netos extra frente a 356-364€ si tributara.

En la declaración de la renta, el kilometraje no aparece como rendimiento del trabajo mientras respete el límite de 0,26€/km. No necesitas justificarlo ante Hacienda salvo que Hacienda requiera documentación específica, en cuyo caso presentas tus hojas de ruta archivadas. Si tu empresa paga más de 0,26€/km, el exceso sí tributa y aparecerá en tu borrador.

Kilometraje y cotización a la Seguridad Social para Administrativo/a

El kilometraje no cotiza a la Seguridad Social. Como Administrativo/a estás en el grupo de cotización 5 (administrativos) con base de cotización sobre tu salario de 1.600€, pero el kilometraje se excluye totalmente del cálculo. Esto significa que de los 33€ mensuales de ejemplo anterior, no pagas los 3,96€ de cuota obrera (12%) que pagarías si fuera salario. Ahorras ese 12% en cada euro de kilometraje.

Al no cotizar, el kilometraje no aumenta tu base reguladora para la pensión futura ni mejora prestaciones por desempleo o incapacidad temporal. Con 400€ anuales en kilometraje, dejas de cotizar sobre 48€ anuales. En 35 años de carrera, equivale a 1.680€ no cotizados, que restarían unos 9€ mensuales en tu pensión futura. Es el coste de cobrar ese dinero limpio ahora.

Kilometraje en el Convenio de Oficinas y Despachos: derechos

El Convenio Colectivo de Oficinas y Despachos 2026 no regula específicamente el kilometraje, por lo que se aplica la normativa fiscal general. Tu empresa está obligada a compensarte cuando uses tu vehículo para tareas laborales, aplicando como mínimo 0,26€/km que es la cantidad exenta de tributación según el artículo 9.A.3.b de la Ley del IRPF. El convenio sí establece que los gastos de locomoción por desplazamiento son responsabilidad del empleador cuando el trabajo así lo exige, pero delega la cuantía en la negociación o en la norma fiscal.

Las empresas pueden mejorar voluntariamente pagando más de 0,26€/km, pero la cantidad que exceda tributará como rendimiento del trabajo. Si tu empresa se niega a compensarte kilometraje habiendo desplazamientos documentados, estás ante un incumplimiento del artículo 29 del Estatuto de los Trabajadores sobre gastos derivados del trabajo. Puedes reclamar mediante papeleta a Inspección de Trabajo adjuntando tus hojas de ruta firmadas.

Preguntas frecuentes: Kilometraje para Administrativo/a

¿Tengo derecho al Kilometraje en mi nómina siendo Administrativo/a?
Sí, tienes derecho cuando utilizas tu vehículo particular para desplazamientos laborales autorizados. El Convenio de Oficinas y Despachos no lo regula específicamente, pero el Estatuto de los Trabajadores (art. 29) establece que el empleador debe compensar los gastos derivados del trabajo. Si tu empresa te pide llevar documentación a clientes, hacer gestiones bancarias o visitar proveedores en tu coche, debes cobrar 0,26€/km como mínimo. Necesitas documentar cada viaje con hoja de ruta indicando fecha, origen, destino, kilómetros y motivo, firmada por tu responsable. Sin esa justificación, la empresa puede negarse al pago. Si realizas estos desplazamientos habitualmente y no te compensan, puedes reclamar hasta cuatro años atrás.
¿Cuánto es exactamente el Kilometraje para un/a Administrativo/a con 1.600€?
El kilometraje no depende de tu salario de 1.600€, sino de los kilómetros que recorras. La tarifa legal exenta es 0,26€/km en 2026. Si un mes haces 80 km en desplazamientos laborales, cobras 20,80€ extra limpios. Con 150 km mensuales de media (bastante habitual si haces gestiones externas 2-3 veces por semana), son 39€/mes o 468€ anuales que suman a tu neto sin tributar ni cotizar. Un Administrativo/a que hace 1.800 km anuales laborales recibe 468€ completamente limpios. Tu empresa debe pagarte esta cantidad aparte de tu salario base, nunca incluirla dentro de los 1.600€ como si fuera parte del sueldo ordinario.
¿Me pagan kilometraje si uso el coche de empresa o transporte público?
No. El kilometraje de 0,26€/km solo aplica cuando usas tu vehículo particular (coche, moto). Si tu empresa te proporciona vehículo de empresa para los desplazamientos, no tienes derecho a kilometraje porque no asumes gastos de combustible, mantenimiento ni desgaste. Si viajas en transporte público (tren, autobús, taxi), la empresa debe reembolsarte el coste real del billete como dieta de locomoción, no como kilometraje. Eso sí tributa si supera límites: exento hasta 0,26€/km en transporte público también. Algunas empresas del sector Administración tienen política de reembolso de taxis para gestiones urgentes, pero debe aparecer como gasto deducible con factura, no como kilometraje en nómina. Guarda siempre los tickets para justificar.
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