Ausencia justificada descontada como falta injustificada

Qué es este error y por qué ocurre

Una ausencia justificada (visita médica, permiso de nacimiento, baja por IT) no puede tratarse como falta injustificada. La empresa debe respetar el tipo de permiso o suspensión y no descontar salario ni cotización sin motivo.

El error ocurre cuando la empresa introduce en la nómina una ausencia —por ejemplo, una visita al médico con justificante, un permiso retribuido de convenio o una baja por enfermedad— como si fuera una falta injustificada. El resultado es un descuento indebido en tu salario bruto, en tu base de cotización y, por tanto, en tu neto. Puede deberse a un fallo administrativo, a que no hayas entregado el justificante a tiempo o a que Recursos Humanos no haya actualizado el tipo de ausencia en el sistema de nómina.

Los artículos 37.3 y 45 del Estatuto de los Trabajadores regulan los permisos retribuidos y las causas de suspensión del contrato (baja médica, maternidad, paternidad, cuidado de menores, etc.). Una ausencia justificada dentro de esos supuestos no puede descontarse como falta; si lo hace, la empresa te está imputando un descuento sin base legal y te debe devolver la diferencia.

Este error no aplica si la ausencia no estaba justificada (por ejemplo, faltaste sin avisar y sin justificante) o si el permiso no es retribuido según tu convenio colectivo. En esos casos, el descuento sí es legal. Tampoco aplica si la empresa complementa tu baja de IT al 100% de forma voluntaria; ahí el «descuento» parcial por IT es correcto y la empresa añade un complemento aparte.

Cómo detectarlo en tu nómina

Revisa el desglose de descuentos. Si la ausencia está justificada (permiso retribuido, baja médica o suspensión) pero aparece como «falta injustificada» o ves descontado el día completo, el error es claro: ese concepto no puede restarse ni del salario ni de la cotización.

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Cuánto dinero supone

Cuando la empresa descuenta un día como falta injustificada que en realidad era un permiso retribuido, baja médica o suspensión válida, te descuenta indebidamente el salario bruto de ese día más la cotización a la Seguridad Social que debería haber ingresado y la retención de IRPF que debería haber practicado. La diferencia en tu nómina es exactamente el salario neto de ese día (salario bruto menos Seguridad Social del trabajador menos IRPF). Además, ese día aparece como no cotizado en tu vida laboral, lo que afecta a tus derechos de prestación de desempleo, jubilación y otras contingencias.

Con el salario bruto del ejemplo (auxiliar de geriatría, 1.350 euros mensuales a jornada completa en convenio de 30 días), un día completo de trabajo representa 1.350 / 30 = 45 euros brutos. Sobre ese importe aplican: Seguridad Social del trabajador 6,5 por ciento (según Orden PJC/297/2026, de 30 de marzo; cotización trabajador indefinido 2026) = 2,925 euros (redondeado 2,93 euros); IRPF a tipo ilustrativo del 8 por ciento = 3,60 euros. El salario neto de ese día es 45 − 2,93 − 3,60 = 38,47 euros (o con SS exacta: 45 − 2,925 − 3,60 = 38,475, que redondeado da 38,48 euros).

Si la empresa descuenta ese día como falta injustificada, en tu nómina figurará: total devengado 1.305 euros (1.350 − 45); Seguridad Social 84,83 euros (6,5 por ciento de 1.305); IRPF 104,40 euros (8 por ciento de 1.305); neto a pagar 1.115,77 euros. La nómina correcta debería mostrar: total devengado 1.350 euros; Seguridad Social 87,75 euros (6,5 por ciento de 1.350); IRPF 108,00 euros (8 por ciento de 1.350); neto a pagar 1.154,25 euros. La diferencia en el neto a pagar es 1.154,25 − 1.115,77 = 38,48 euros, que es exactamente el salario neto de ese día.

Si la ausencia justificada es de media jornada (por ejemplo, permiso retribuido de 2 horas en jornada de 4 horas diarias), el descuento indebido es proporcional: medio día bruto = 22,50 euros; Seguridad Social 6,5 por ciento = 1,4625 euros (redondeado 1,46 euros); IRPF 8 por ciento = 1,80 euros; salario neto medio día = 22,50 − 1,46 − 1,80 = 19,24 euros (o con SS exacta: 22,50 − 1,4625 − 1,80 = 19,2375, redondeado 19,24 euros).

El tipo de IRPF del 8 por ciento es un tipo orientativo a efectos ilustrativos; el tipo efectivo de cada trabajador depende de sus circunstancias personales y familiares (situación, descendientes, discapacidad, etc.). El exceso de IRPF retenido por descuento indebido se corrige mediante ajuste de retenciones hacia adelante (regularización en nóminas siguientes) o se recupera en la declaración de la renta del ejercicio (Arts. 96 y 103 LIRPF, Ley 35/2006); nunca por la vía de reclamación de cantidades del art. 59.2 Estatuto de los Trabajadores, que es exclusivamente para salario adeudado.

Además del impacto inmediato en la nómina, ese día no cotizado genera lagunas en tu vida laboral. La base de prestación de desempleo se calcula sobre el promedio de las bases de cotización por desempleo de los últimos 180 días (Art. 270 LGSS; SEPE, cuantías 2026); un día no cotizado reduce ese promedio y, por tanto, la cuantía de la prestación (70 por ciento de la base durante los primeros 180 días; 60 por ciento desde el día 181). Para la pensión de jubilación, cada día no cotizado reduce el número de días cotizados y puede retrasar la edad de acceso o bajar el porcentaje aplicable. La cotización a la Seguridad Social no prescribe hasta pasados 4 años desde el día siguiente al fin del plazo reglamentario de ingreso de las cuotas (Art. 24 LGSS, RDL 8/2015), por lo que tienes margen para reclamar su regularización.

Si la empresa regulariza el error fuera de plazo, la Seguridad Social puede aplicar recargos sobre las cuotas: 10 por ciento si se presentan los documentos en plazo dentro del primer mes; 20 por ciento desde el segundo mes con documentos en plazo o sin ellos; 35 por ciento sin documentos y pasado el plazo (Art. 30 LGSS, RDL 8/2015). Estos recargos son legalmente a cargo de la empresa, no del trabajador.

Qué dice la ley

El artículo 37.3 del Estatuto de los Trabajadores enumera los permisos retribuidos (nacimiento, matrimonio, fallecimiento de familiar, consulta médica, cumplimiento de deberes públicos, etc.). El artículo 45 del mismo Estatuto regula las causas de suspensión del contrato con reserva de puesto (baja médica, maternidad, paternidad, cuidado de menores, excedencias). En ambos casos, la ausencia está justificada por ley o por convenio colectivo y no puede tratarse como falta injustificada ni descontarse del salario, salvo que el permiso no sea retribuido o no se ajuste a la causa legal.

Si la empresa descuenta una ausencia justificada como si fuera falta, incumple estos artículos y te adeuda la diferencia salarial. No hay margen de interpretación: una baja médica con parte de IT, una visita al especialista con justificante o un permiso retribuido de convenio no pueden figurar en nómina como «falta injustificada». La empresa debe corregir el concepto, devolver el salario descontado y regularizar la cotización ante la Seguridad Social.

Qué hacer y en qué plazo

1. Paso 1. Reúne las pruebas: el documento justificativo del permiso (parte de baja médica, aviso al responsable por escrito, comunicación de permiso retribuido), la nómina del mes con el descuento erróneo y tu contrato o convenio donde figuren el salario y los permisos.
2. Paso 2. Reclama por escrito a la empresa (burofax o entrega con acuse de recibo) indicando fecha, concepto del permiso, importe descontado y exigiendo la devolución con corrección de las bases de cotización. Solicita que emitan una nómina complementaria en el mes siguiente con el importe bruto adeudado, la cotización a la Seguridad Social que corresponda y la retención de IRPF que proceda sobre ese bruto (no sobre el neto). Con el salario del ejemplo (1.350 euros brutos mes) y un día de permiso justificado (45 euros día), la empresa debe abonar 45 euros brutos, descontar 6,5 por ciento de Seguridad Social trabajador (2,92 euros) más la retención de IRPF que corresponda sobre los 45 euros (con tipo orientativo del 8 por ciento serían 3,60 euros); el neto a recibir sería de 38,48 euros. La empresa debe también ingresar la parte patronal de cotización que faltó.
3. Paso 3. Si la empresa no contesta o se niega, presenta papeleta de conciliación en el Servicio de Mediación, Arbitraje y Conciliación (SMAC) o equivalente de tu comunidad autónoma. La cita suele fijarse en 15 a 30 días; la conciliación es previa obligatoria antes de demandar. Si no hay acuerdo, te entregarán el acta de intento sin avenencia, necesaria para el juzgado.
4. Paso 4. Con el acta sin avenencia, presenta demanda ante el Juzgado de lo Social por cantidad (artículo 59.2 del Estatuto de los Trabajadores) en el plazo de un año desde que el salario debió pagarse. Pide el importe bruto adeudado, la corrección de las bases de cotización a la Seguridad Social para evitar perjuicio en la acción protectora (desempleo, baja, pensión) y los intereses de mora que procedan. El juicio se señala en el plazo de dos a cuatro meses. Si ganas, la empresa deberá pagar la cantidad reconocida en sentencia, regularizar la cotización ante la Tesorería General de la Seguridad Social e ingresar, en su caso, los recargos del artículo 30 de la Ley General de la Seguridad Social (10 por ciento si presenta documentos en plazo dentro del primer mes, 20 por ciento desde el segundo mes o sin documentos en plazo, 35 por ciento sin documentos pasado el plazo reglamentario). El exceso de retención de IRPF, si lo hubo en los meses previos por no haber recibido el bruto correcto, se recupera mediante la declaración de la renta del ejercicio 2026 (a presentar entre abril y junio de 2027) o, si la empresa emite certificado de retenciones corregido, mediante ajuste en las retenciones de los meses siguientes. La devolución de la Agencia Tributaria, una vez presentada la declaración, debe efectuarse en el plazo de seis meses desde el fin del plazo de presentación voluntaria (o desde la fecha de presentación si fue fuera de plazo); superado ese plazo, la AEAT abonará intereses de demora según el artículo 103 de la Ley del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

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