Prestación de nacimiento y cuidado del menor mal reflejada en nómina
Qué es este error y por qué ocurre
La prestación por nacimiento y cuidado del menor (también conocida como baja de maternidad o paternidad) la abona el INSS directamente, sin que pase por tu nómina.
Este error ocurre cuando la empresa refleja en tu nómina el subsidio de nacimiento como si fuera un concepto salarial (salario base, complemento o similar) o cuando lo incluye en el apartado de devengos. Según los artículos 177 a 179 de la Ley General de la Seguridad Social (LGSS), el subsidio equivale al 100% de tu base reguladora (es decir, el promedio de tus bases de cotización de los últimos meses) y lo gestiona y paga el INSS directamente en tu cuenta bancaria, sin intervención de la empresa.
La confusión puede surgir porque algunos convenios colectivos establecen que la empresa complemente esa prestación hasta el 100% del salario neto si la base reguladora es inferior. En ese caso sí aparecería en nómina el complemento voluntario de la empresa, pero nunca la prestación del INSS. El problema surge cuando la empresa duplica el abono o lo refleja como si lo pagara ella, generando que se apliquen cotizaciones y retenciones indebidas sobre un dinero que ya has recibido aparte.
Este error NO aplica cuando la empresa te abona un complemento voluntario además de la prestación del INSS (ese complemento sí debe aparecer en nómina). Tampoco afecta a los casos de IT común (enfermedad o accidente no laboral), donde sí existe la figura del pago delegado: en esa situación la empresa anticipa el subsidio desde el cuarto día y después lo recupera de la Seguridad Social, por lo que sí aparece en la nómina.
Cómo detectarlo en tu nómina
Revisa la sección de devengos (parte superior de la nómina). Durante tu periodo de baja por nacimiento y cuidado del menor, NO debe aparecer ningún concepto que sume el importe de la prestación del INSS como si fuera salario de la empresa.
Ejemplo con el perfil de mozo de almacén (1.400 €)
Imagina que eres mozo de almacén con un salario bruto de 1.400 € al mes (incluyendo horas extra habituales). Tu base reguladora resulta en 1.390 €, que es lo que el INSS te abona directamente durante las 16 semanas de tu permiso por nacimiento. En la nómina del mes de baja, deberías ver únicamente conceptos a cero o un complemento voluntario de la empresa si el convenio lo prevé. En el ejemplo erróneo de la tabla, la empresa refleja el subsidio del INSS (1.390 €) como si lo pagara ella, aplicando sobre ese importe las cotizaciones a la Seguridad Social del trabajador (6,5% en contratos indefinidos) y una retención de IRPF del 12%. Esta retención es orientativa; el tipo real depende de tu situación personal (hijos, tipo de contrato, comunidad autónoma). El resultado: pagas 90,35 € de cotización y 166,80 € de IRPF que no corresponden, porque ese dinero ya lo has recibido del INSS sin retenciones indebidas.
| Concepto | Lo que ves (error) | Lo correcto |
|---|---|---|
| Total devengado | 1.390,00 € | 0,00 € o solo complemento empresa |
| Cotización S.S. (6,5%) | −90,35 € | 0,00 € |
| Retención IRPF (12%) | −166,80 € | 0,00 € |
| Líquido a percibir | 1.132,85 € | 0,00 € (cobras directamente del INSS) |
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El impacto económico depende de cuánto tiempo la empresa haya incluido la prestación en tu nómina como concepto retribuido y de tu tipo de retención de IRPF.
La prestación por nacimiento y cuidado del menor es el 100% de tu base reguladora (arts. 177-179 LGSS) y está exenta de IRPF. Si tu empresa la refleja erróneamente en la parte de devengos salariales, aplica sobre ella tu porcentaje de retención (que puede oscilar entre el 2% y el 45%, según circunstancias personales y familiares), generando una retención indebida que Hacienda debe devolverte.
Ejemplo: un trabajador con 1400 euros brutos mensuales y retención del 8% recibe una prestación de 1400 euros al mes durante 16 semanas (cuatro meses completos). Si la empresa suma esos 1400 euros a la nómina como concepto retribuido, el trabajador sufre una retención adicional de 112 euros mensuales (1400 × 8%). A lo largo de los cuatro meses, pierde 448 euros de liquidez inmediata que debería recuperar en la declaración de la renta del año siguiente o mediante rectificación de retenciones en nóminas posteriores del mismo ejercicio.
La empresa no debe cotizar por la prestación, pero si la incluye en devengos puede arrastrar ese error también a las bases de cotización, generando cuotas indebidas del 6,5% (contingencias comunes 4,7%, desempleo indefinido 1,55%, formación profesional 0,1% y MEI 0,15%). En el ejemplo anterior, esto supondría 91 euros mensuales más de cotización obrera indebida (1400 × 6,5%) durante los cuatro meses, es decir, 364 euros adicionales.
Qué dice la ley
Los artículos 177 a 179 de la Ley General de la Seguridad Social (LGSS, Real Decreto Legislativo 8/2015) regulan la prestación económica por nacimiento y cuidado del menor. Establecen que el subsidio consiste en el 100% de la base reguladora de la persona trabajadora y que su gestión y pago corresponden al Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS), sin que exista la figura del pago delegado por parte de la empresa.
Esto significa que la empresa no anticipa ni abona esta prestación en tu nómina, a diferencia de lo que ocurre con la incapacidad temporal común (enfermedad o accidente no laboral), donde sí existe pago delegado desde el cuarto día. Durante tu permiso por nacimiento, la empresa debe darte de alta en el INSS en situación de suspensión del contrato con reserva de puesto, y es el INSS quien te transfiere el subsidio directamente a tu cuenta bancaria. Cualquier reflejo del subsidio en la nómina como concepto salarial contradice esta regulación.
Qué hacer y en qué plazo
- Contacta con el departamento de nóminas o recursos humanos de tu empresa y pídeles que corrijan el error. La prestación por nacimiento y cuidado del menor no debe aparecer como concepto devengado ni salarial en la nómina, porque la paga directamente el INSS a tu cuenta (arts. 177-179 LGSS). Solicita una nómina rectificativa que elimine ese concepto y recalcule las cotizaciones a la Seguridad Social y la retención de IRPF aplicadas indebidamente.
- Si la empresa no corrige el error o no te devuelve las cantidades retenidas indebidamente, debes distinguir qué importe reclamas y por qué vía: (a) Las cotizaciones a la Seguridad Social retenidas sin causa (porque la prestación no es salario) las reclamas como devolución de ingresos indebidos ante la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS), en el plazo de 4 años desde el día siguiente al fin del plazo reglamentario de ingreso de las cuotas (art. 24 LGSS). (b) Si la empresa te adeuda salario real (por ejemplo, complementos de convenio no abonados, no la prestación del INSS), lo reclamas como cantidad vía SMAC (papeleta de conciliación) o directamente ante el Juzgado de lo Social, dentro del plazo de 1 año desde que la cantidad debió pagarse (art. 59.2 ET). (c) El IRPF retenido de más lo recuperas en la declaración de la renta (ver paso 4); no se reclama por la vía de cantidad ni ante la TGSS.
- Si no hay acuerdo en conciliación (SMAC) o la empresa no atiende tu reclamación de devolución ante la TGSS, puedes presentar demanda ante el Juzgado de lo Social (jurisdicción social). En primera instancia no es obligatorio contar con abogado ni procurador (art. 21 LRJS), sin límite de cuantía. La demanda debe interponerse dentro del plazo de 1 año desde que la cantidad salarial debió pagarse (art. 59.2 ET) o, en su caso, dentro del plazo de 4 años desde el día siguiente al fin del plazo de ingreso de las cotizaciones indebidas (art. 24 LGSS), según el concepto que reclames.
- El exceso de retención de IRPF (aplicada indebidamente sobre una prestación no salarial) lo recuperas en tu declaración de la renta, presentando todos los certificados de retenciones del año. La AEAT está obligada a devolverte el saldo a favor en un plazo de 6 meses desde el fin del plazo de presentación (o desde la presentación, si es fuera de plazo); superado ese plazo, la AEAT abonará intereses de demora (art. 103 LIRPF). Si la empresa todavía puede corregir hacia adelante la retención de IRPF en nóminas futuras del mismo año natural, hazlo constar por escrito para reducir el exceso a regularizar en la renta.
Preguntas frecuentes
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