Errores en la nómina

Prorrateo de pagas extras sin acuerdo: error ilegal en nómina

El prorrateo de pagas extras solo es legal si lo autoriza tu convenio colectivo, según el artículo 31 del Estatuto de los Trabajadores. Si tu empresa reparte las pagas entre los doce meses sin que el convenio lo permita, comete un error grave que puede costarte dinero.

¿Qué es el prorrateo ilegal de pagas extras?

El prorrateo ilegal ocurre cuando tu empresa reparte las pagas extras entre los doce meses sin autorización del convenio colectivo. Aunque cobres lo mismo al año, esta práctica vulnera el artículo 31 del Estatuto de los Trabajadores y genera riesgos en finiquito, FOGASA y cotización.

El artículo 31 del Estatuto de los Trabajadores establece que las gratificaciones extraordinarias pueden prorratearse en las doce mensualidades únicamente si así lo prevé el convenio colectivo aplicable. Sin esa autorización expresa, la empresa debe abonar las pagas extras como devengos independientes en las fechas pactadas (normalmente junio/julio y diciembre/Navidad).

Imaginemos un camarero de hostelería con convenio que establece 14 pagas de 1.450 € brutos mensuales (salario anual: 20.300 €). Si su empresa prorratea sin autorización del convenio, en nómina aparecerá un salario base de 1.450 € más un concepto de «prorrateo de pagas extras» de 241,67 € (1.450 × 2 ÷ 12), sumando 1.691,67 € mensuales. El total anual sigue siendo 20.300 €, pero la estructura salarial mensual es ilegal.

Este error no te hace perder dinero directamente en el salario anual, pero sí genera consecuencias graves: en caso de despido improcedente, la indemnización y el finiquito se calculan incorrectamente; si la empresa quiebra, el FOGASA aplica topes sobre una base errónea; y las bases de cotización a la Seguridad Social pueden quedar distorsionadas, afectando prestaciones futuras (desempleo, incapacidad, jubilación).

Según el artículo 59.2 del Estatuto de los Trabajadores, dispones de un año desde que debiste cobrar cada paga extra para reclamar la regularización. El plazo se interrumpe con una reclamación fehaciente (burofax), papeleta de conciliación (SMAC) o demanda judicial. Pasado ese año, pierdes el derecho a exigir la corrección de las cantidades prescritas.

Cómo detectarlo en tu nómina

Busca en la sección de devengos de tu nómina si existe una línea llamada «Prorrateo de pagas extra», «Pagas prorrateadas» o un concepto similar. Si aparece, pero tu convenio no lo autoriza, el prorrateo es ilegal.

Ejemplo con el perfil de camarero de hostelería (1.450 €)

Imagina que tu convenio establece 1.450 € brutos mensuales en 14 pagas (12 meses + 2 pagas extra). La empresa, sin embargo, decide prorratear las pagas. Divide el salario anual (1.450 € × 14 = 20.300 €) entre 12 meses y te paga 1.691,67 € cada mes, eliminando las pagas extra separadas. En la nómina aparece «Salario base: 1.450 €» y «Prorrateo pagas extra: 241,67 €». Si tu convenio (por ejemplo, el de Hostelería de tu provincia) no prevé el prorrateo, ese reparto es nulo. Deberías cobrar 1.450 € al mes y dos pagas íntegras de 1.450 € cada una (en junio y diciembre, o según marque el convenio). La diferencia no está en el total anual (sigue siendo 20.300 €), sino en que el prorrateo altera el calendario de pago y la estructura salarial de forma ilegal.

ConceptoLo que ves (error)Lo correcto
Salario base mensual1.450 €1.450 €
Prorrateo pagas extra241,67 €0 € (no procede)
Total mensual devengado1.691,67 €1.450 €
Pagas extra separadas0 €1.450 € × 2 (junio y diciembre)
¿Te está pasando a ti?

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Cuánto dinero supone

El error en el prorrateo afecta a dos frentes: la base de cotización a la Seguridad Social y la retención de IRPF. Ambos se calculan sobre importes distintos cada mes, lo que genera desajustes que acumulas durante todo el año.

Base de cotización: si en tu nómina aparecen 1.450 € mensuales más dos pagas extras de 1.450 € cada una (junio y diciembre), tu base en esos meses sube a 2.900 €. Con prorrateo ilegal recibes 1.691,67 € todos los meses (1.450 + 241,67), y la base siempre es 1.691,67 €. La diferencia entre 2.900 € y 1.691,67 € en dos meses altera tu futura pensión y las prestaciones por desempleo o incapacidad temporal.

Retención de IRPF: la Agencia Tributaria calcula tu retención en función de tus ingresos anuales previstos y su distribución temporal. Si el sistema de nómina ve 1.691,67 € doce veces en lugar de 1.450 € diez veces + 2.900 € dos veces, puede aplicar un tipo medio distinto al que correspondería con pagas separadas. El resultado depende de tu situación personal (hijos, discapacidad, gastos deducibles), pero en general el prorrateo ilegal tiende a retenerte de más durante el año, obligándote a esperar a la declaración de la renta para recuperar el exceso. Recuerda que la retención de IRPF se aplica sobre el total devengado bruto (los 1.691,67 € en el ejemplo con prorrateo), antes de descontar la Seguridad Social.

Cotización del trabajador (2026): sobre una base de 1.691,67 € pagas el 6,5 % en contrato indefinido (contingencias comunes 4,7 %, desempleo 1,55 %, formación profesional 0,1 %, MEI 0,15 %), es decir, 109,96 € al mes. Sobre 2.900 € en un mes de paga extra pagarías 188,50 €. La diferencia en dos meses (junio y diciembre) suma 157,08 € anuales que, al cotizar siempre sobre la base prorrateada, redistribuyes a lo largo del año en lugar de concentrarlos.

💶 Cuantía estimada: El impacto económico real varía según tu salario, situación personal y tipo de retención de IRPF que te aplique la empresa. En términos de cotización, la redistribución mensual altera las bases de junio y diciembre, lo que puede reducir tu pensión futura o el importe de una prestación por desempleo calculada sobre los últimos meses. En IRPF, el prorrateo ilegal suele provocar retenciones excesivas que recuperas en la declaración de la renta, perdiendo liquidez durante el año. No existe una horquilla fija en euros, pero el riesgo acumulado en prestaciones futuras y el coste financiero de adelantar impuestos justifican la reclamación inmediata.

Qué dice la ley sobre el prorrateo de pagas extras

El artículo 31 del Estatuto de los Trabajadores establece de forma clara que las gratificaciones extraordinarias (pagas extras) deben abonarse en los términos pactados en el convenio colectivo o en el contrato de trabajo.

El prorrateo —es decir, dividir las pagas extras y abonarlas prorrateadas mensualmente entre los doce meses— solo es válido si lo prevé expresamente el convenio colectivo aplicable. Ni la empresa unilateralmente ni un pacto individual entre trabajador y empresa pueden establecer el prorrateo si el convenio no lo autoriza.

Por tanto, si tu convenio colectivo no contempla el prorrateo de pagas extras, la empresa está obligada a abonártelas de forma íntegra en las fechas que fije el convenio o, en su defecto, el contrato (habitualmente junio/julio y Navidad). Cualquier reparto mensual realizado sin cobertura del convenio constituye un incumplimiento contractual y laboral.

Además, el artículo 59.2 del Estatuto de los Trabajadores establece que las acciones para reclamar cantidades adeudadas prescriben al año desde el día en que debieron pagarse. Este plazo se interrumpe mediante reclamación extrajudicial fehaciente, papeleta de conciliación ante el SMAC o demanda judicial.

📖 Artículo 31 del Estatuto de los Trabajadores (RDL 2/2015): «El trabajador tiene derecho a dos gratificaciones extraordinarias al año […] cuya cuantía será la pactada en convenio colectivo o contrato de trabajo. Igualmente se pactará en convenio colectivo la fecha de su abono». El prorrateo solo es válido si el convenio expresamente lo autoriza.📖 Artículo 59.2 del Estatuto de los Trabajadores (RDL 2/2015): «Las acciones derivadas del contrato de trabajo que no tengan señalado plazo especial prescribirán al año de su terminación». Para reclamar cantidades salariales concretas (como pagas extras no abonadas), el plazo de prescripción es de un año desde el día en que la cantidad debió pagarse, interrumpiéndose con reclamación extrajudicial fehaciente, papeleta de conciliación (SMAC) o demanda.

Qué hacer y en qué plazo

  1. Consigue una copia de tu convenio colectivo actualizado. Puedes pedirla a tu empresa, a tu sindicato o consultarla en la web del Boletín Oficial del Estado (BOE) o en el portal del Ministerio de Trabajo. Busca el artículo que regula las pagas extra y comprueba si menciona el prorrateo. Si no lo menciona o lo prohíbe, tienes base para reclamar.
  2. Reúne todas tus nóminas del último año (o desde que empezó el error). Marca las líneas donde aparece el prorrateo y compáralas con lo que dice el convenio. Calcula cuánto deberías haber cobrado en pagas extra separadas y cuánto has cobrado prorrateado. Aunque el total anual sea igual, documenta el desglose para justificar que la estructura es ilegal.
  3. Escribe un correo electrónico o burofax a tu empresa (Recursos Humanos o Administración) explicando que el prorrateo de pagas extra no está autorizado por el convenio y solicitando que, a partir del próximo mes, se ajuste la nómina al formato legal (salario base mensual + pagas extra separadas). Pide también que regularicen el formato de las nóminas anteriores, aunque el importe anual sea correcto, para que conste por escrito la estructura real de tu salario.
  4. Si la empresa no responde o se niega, acude a la Inspección de Trabajo de tu provincia o presenta una papeleta de conciliación en el SMAC (Servicio de Mediación, Arbitraje y Conciliación). Si el conflicto persiste, consulta a un abogado laboralista o a tu sindicato para valorar una demanda judicial. En ese caso, podrás reclamar que se declare la nulidad del prorrateo y que la empresa ajuste todas las nóminas futuras al convenio.
⏱️ Plazo: Según el artículo 59.2 del Estatuto de los Trabajadores, las acciones para reclamar cantidades adeudadas prescriben al año desde el día en que debieron pagarse. El plazo se interrumpe con cualquier reclamación extrajudicial fehaciente (burofax, correo certificado), con la papeleta de conciliación o con la demanda judicial. Como en este caso el problema no es tanto una cantidad impagada sino una estructura salarial ilegal, el plazo corre desde cada nómina incorrecta; por eso es importante reclamar cuanto antes.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa con la retención de IRPF si me prorratean las pagas extra sin autorización del convenio?
La retención de IRPF se aplica sobre el total devengado (bruto) cada mes. Si la empresa prorratea ilegalmente tus pagas extra, tu base de retención mensual sube de 1.450 € a 1.691,67 € (20.300 €/12 meses), lo que puede elevar tu tipo de retención (orientativo, variable según circunstancias personales). Aunque la retención sea superior durante el año, el exceso se corrige en dos vías: (1) la empresa puede ajustar el tipo hacia adelante una vez detectado el error, y (2) en la declaración de la renta recuperas la diferencia, porque Hacienda liquida sobre tu renta anual real (20.300 €), no sobre cómo te la repartieron. El plazo legal de devolución de la AEAT es de 6 meses desde el fin del plazo de presentación (o desde la presentación si es fuera de plazo); superado ese plazo, la AEAT abona intereses de demora (art. 103 LIRPF, Ley 35/2006). Importante: el exceso de retención de IRPF NO se reclama por la vía de cantidades del artículo 59.2 del Estatuto de los Trabajadores; esa vía es solo para salarios, extras o conceptos laborales impagados, no para ajustes tributarios.
¿Cómo afecta el prorrateo ilegal a mis cotizaciones a la Seguridad Social?
La Seguridad Social calcula tus cotizaciones sobre las percepciones brutas mensuales reales. Si la empresa prorratea sin autorización del convenio, tu base de cotización mensual sube de 1.450 € a 1.691,67 € (resultado de 20.300 €/12 meses). Con los tipos de 2026 (Orden PJC/297/2026: contingencias comunes 4,7%, desempleo indefinido 1,55%, formación profesional 0,1%, MEI 0,15%; total trabajador 6,5%), tu aportación mensual pasa de 94,25 € (1.450 × 6,5%) a 109,96 € (1.691,67 × 6,5%). En los meses de paga extra sin prorrateo, tu cotización sobre 2.900 € (1.450 base + 1.450 extra) sería de 188,50 € (2.900 × 6,5%). Al año, con prorrateo cotizas 1.319,50 € (20.300 × 6,5%); sin prorrateo, 1.319,50 € también (10 meses × 94,25 € + 2 meses × 188,50 €). La cifra anual es idéntica, pero el reparto mensual cambia: con prorrateo pierdes la posibilidad de cotizar por la base real más alta (2.900 €) en los dos meses de paga extra, lo que puede perjudicar tu base reguladora de desempleo o jubilación si coinciden con los períodos de cálculo. Si detectas el error, puedes reclamar la corrección de bases dentro del plazo de prescripción de 4 años desde el día siguiente al fin del plazo reglamentario de ingreso de las cuotas (art. 24 LGSS, RDL 8/2015).
Si la empresa corrige el error y me paga las pagas extra de golpe, ¿tengo que declarar IRPF por ese año?
Depende de tu nivel de ingresos total y del número de pagadores. En 2026, estás obligado a declarar si: (1) cobras más de 22.000 € anuales de un solo pagador, o (2) cobras más de 15.876 € si tienes varios pagadores y el segundo (o siguientes) te ha pagado más de 1.500 € (art. 96 LIRPF, Ley 35/2006; AEAT, campaña Renta 2025/2026). Con el salario del ejemplo (20.300 € anuales, 1.450 € × 14 pagas), no superas el umbral de un pagador (22.000 €). Sin embargo, si la empresa te abona de golpe las pagas extra que retuvo ilegalmente, puede que ese año tus ingresos totales (salario regular + pagas recuperadas) excedan 22.000 €, obligándote a declarar. Además, si pasas de un pagador a dos (por ejemplo, si cambias de empresa o recibes atrasos de otra entidad), el umbral baja a 15.876 € y ya estarías obligado. En cualquier caso, aunque no estés obligado, te conviene presentar declaración para recuperar el exceso de retenciones que la empresa practicó sobre el importe acumulado de las pagas.
¿Cuánto tiempo tengo para reclamar las pagas extra que me deben por prorrateo ilegal?
El plazo de prescripción para reclamar cantidades salariales (salarios, pagas extra, diferencias) es de 1 año desde el día en que la cantidad debió pagarse (art. 59.2 del Estatuto de los Trabajadores, RDL 2/2015). Si tu convenio establece que las pagas se abonan en junio y diciembre, el año empieza a contar desde cada una de esas fechas. Para interrumpir la prescripción, debes reclamar de forma fehaciente: carta certificada con acuse de recibo, burofax, papeleta de conciliación ante el SMAC o demanda judicial. Una vez interrumpida, el plazo se reinicia. Importante: esta vía del artículo 59.2 ET es exclusiva para reclamar cantidades laborales impagadas (salario, extras, complementos); NO sirve para reclamar excesos de retención de IRPF ni ajustes tributarios, que se resuelven en la declaración de la renta. Si han pasado más de un año desde que debieron pagarte cada paga extra sin que hayas reclamado formalmente, ese importe prescribe y pierdes el derecho a exigirlo. Actúa rápido y documenta siempre tu reclamación.

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